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Vertriebscontrolling - So werden Sie durch klar definierte Vertriebsprozesse erfolgreicher

In Vertriebsprozessen steckt Optimierungspotenzial. Zunächst aber müssen Sie Ihre Vertriebsprozesse analysieren und definieren. Dann sehen Sie, wo Sie besser, effektiver und erfolgreicher werden können.
Ein Prozess ist eine Abfolge von Arbeitsschritten. Ob Sie sich darüber bewusst sind oder nicht, Sie verkaufen immer in einem Vertriebsprozess. In den meisten Unternehmen laufen diese Prozesse allerdings unbewusst ab. Wo Engpässe liegen und Optimierungspotenziale schlummern erkennen Sie nur, wenn Sie sich Ihre individuelle Situation ansehen.

Eine solche Analyse, um die Leistungsfähigkeit Ihres Vertriebes für Sie messbarer zu machen, bieten wir Ihnen kostenfrei unter www.quick-analyse.de an. Die Vertriebsanalyse umfasst die vier wichtigen Vertriebsbereiche "Vertriebsziele", "Vertriebsorganisation", "Vertriebsmitarbeiter" und "Wettbewerbsanalyse". Damit werden Optimierungsmöglichkeiten sichtbar und konkrete Handlungsempfehlungen können abgeleitet werden.

Lassen Sie alle Beteiligten mitarbeiten

Die Definition eines Verkaufsprozesses gelingt am besten in einem Workshop. In diesem sollten alle Bereiche vertreten sein, die mittelbar und unmittelbar am Verkaufsprozess beteiligt sind. Das können außer dem Verkaufsaußen- und innendienst zum Beispiel der Service, die Auftragsabwicklung, das Lager oder die Buchhaltung sein.
Achten Sie darauf, dass Praktiker an dem Workshop zur Erarbeitung des Vertriebsprozesses teilnehmen und nicht ausschließlich Führungskräfte. Arbeiten Sie gemeinsam an den Fragen: Wie sind unsere Vertriebsprozesse heute? Wo wollen wir damit hin?

Starten Sie mit einer Ist-Analyse

Um zu erkennen, wo Sie heute stehen, was Sie beibehalten können und wo Verbesserungspotenziale liegen, sollten Sie mit einer Analyse der momentanen Vorgehensweise starten. Fragen Sie sich: Wie starten wir heute einen Verkaufsprozess? Was ist der nächste Arbeitsschritt? Was passiert dann? usw. Betrachten Sie auch die Schnittstellen zu anderen Bereichen.

Optimieren Sie im Soll-Prozess

Überlegen Sie nun gemeinsam, wie ein optimierter Prozess aufgebaut sein sollte.

  1. Beginnen Sie mit der Zielgruppe, die am besten zu Ihrer Prozess-Zielsetzung passt.
    Erstellen Sie ein Anforderungsprofil zu Ihrer Prozess-Zielsetzung. Fragen Sie sich auch, welchen Kunden Sie mit Ihren Leistungen optimal helfen können.
  2. Wie erreichen Sie Ihre Zielgruppe?
    Welche Möglichkeiten der Kontaktaufnahme zur Zielgruppe gibt es? Zementieren Sie diese aber nicht zu fest. Wenn sich bisher zum Beispiel die Vorgehensweise Kaltbesuch oder Termintelefonat gleichermaßen bewährt haben, sollten Sie es der Einschätzung Ihrer Vertriebsmitarbeiter überlassen, wie sie beim jeweiligen Kunden vorgehen wollen.
  3. Legen Sie die weiteren Schritte individuell fest
    Wie viele Besuche bis zu einem Abschluss durchschnittlich vergehen, auf welche Weise Angebote erstellt werden und wie diese präsentiert werden, ist von Branche zu Branche und von Firma zu Firma unterschiedlich.
  4. Definieren Sie die Schnittstellen
    Prüfen Sie mit den beteiligten Bereichen, wo Schnittstellen bestehen. Wer gibt welche Informationen an wen weiter und in welcher Form.

Messen Sie Ihre Erfolgsquoten

Um die Optimierungspotenziale zu ermitteln, müssen Sie Ihre Erfolgsquoten kennen. Wie viele Erstkontakte führen zu wie vielen Angeboten usw. Geben Sie die Verkaufsschritte einzeln durch.

Eine Besonderheit des Vertriebs ist, dass im Gegensatz zu allen anderen Bereichen die Erfolgswahrscheinlichkeit mit dem Fortgang des Prozesses abnimmt. Zehn Erstbesuche führen zum Beispiel zu sechs Angeboten. Aus diesen entstehen vier Preisverhandlungen und daraus zwei Abschlüsse.

In den meisten Firmen gibt es heute noch kein Opportunity-Management. Unter anderem werden dadurch die Erfolgsquoten nicht gemessen. Teilweise bieten CRM-Programme heute bereits entspechende Werkzeuge an.
Wenn Sie aus der Vergangenheit noch nicht über Zahlen verfügen, können Sie sich auf die Erfahrungen Ihrer Vertriebsmitarbeiter stützen. Diese können die Werte in der Regel recht zuverlässig einschätzen.

Überprüfen Sie die Machbarkeit Ihrer Ziele

Wenn die einzelnen Vertriebsschritte untersucht sind und Sie deren Erfolgsquoten und Aufwand ermittelt haben, können Sie auch viel besser einschätzen, wie realistisch Ihre Ziele gesteckt sind. Reichen Ihre Kapazitäten aus um diese zu erreichen? Wenn Ihre Ziele sich als unrealistisch herausstellen, können Sie an drei Stellschrauben regulieren:

Finden Sie die Erfolgsschlüssel

Was beeinflusst in Ihrem Vertriebsprozess den Erfolg der einzelnen Phasen:

Optimieren Sie die Verkaufsphasen
Die Effizienz der einzelnen Phasen können Sie nun gezielt steigern. Überlegen Sie welche Maßnahmen zur Unterstützung sinnvoll sind.
Das kann zum Beispiel ein telefonskript für die erste Kontaktaufnahme sein. Für die Präsentation können Sie Reaktionen auf die klassischen Einwände erarbeiten. Für die Lösungspräsentation ist vielleicht ein Präsentationsseminar nützlich.

Überprüfen Sie die Arbeitsaufteilung

In unbewussten Verkaufsprozessen ist die Arbeitsaufteilung oft mit der Zeit gewachsen. Warum wer was macht, weiß eigentlich keiner so genau: „Es war schon immer so.“
Ihre neue Struktur gibt Ihnen die Chance diese Arbeitsteilung zu überprüfen. Vielleicht kann der Innendienst die Angebotserstellung übernehmen, damit der Außendienst mehr Zeit beim kunden verbringen kann.
Mit überarbeiteten Verkaufsprozessen steigern Sie Ihre Effizienz. Sie verfeinern Ihre Vorgehensweise und werden produktiver und erfoglreicher.

 

Checkliste: Haben Sie alle Aspekte Ihres Vertriebsprozesses analysiert?

 
OK

In welchen Phasen läuft der Verkaufsprozess ab?

 

Welche Schnittstellen gibt es?

 

Wie müssen diese Kommunikationsschnittstellen bedient werden?

 

Wie sind die Erfolgsquoten der einzelnen Phasen?

 

Was beeinflusst den Erfolg der einzelnen Phasen?

 

Welche Qualitätskriterien definieren wir für die einzelnen Phasen und den gesamten Vertriebsprozess?

 

Wer macht was?

 

Welche Hilfsmittel brauchen wir zur Effizienzsteigerung?

 

Welche Unterstützung brauchen wir für die einzelnen Phasen?

 


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