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So bringen Sie neue Vertriebsmitarbeiter schnell auf den richtigen Weg

Für die Einrichtung und Konfiguration einer neuen Maschine in der Produktion nehmen sich Unternehmen viel Zeit. Erst wenn alles nahezu perfekt funktioniert, wird produziert. Neue Vertriebsmitarbeiter müssen sich oft schon nach kürzester Zeit alleine zurechtfinden. Doch genau wie eine falsch eingestellte Maschine können sie viel Schaden produzieren und, viel schlimmer, dauerhaft ihre Motivation verlieren.
Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollten Sie vor deren Antritt einen konkreten Einarbeitungsplan erarbeiten.

Geben Sie 3 bis 6 Monate Zeit

Bis ein neuer Vertriebsmitarbeiter tatsächlich selbstständig agieren kann, vergehen mindestens drei Monate. Je nach Komplexität der Produkte und des Marktes kann sogar die doppelte Zeit ins Land gehen. Kalkulieren Sie diese Zeit auch in die Zielvereinbarungen ein. Einen neuen Mitarbeiter mit den gleichen Umsatz oder Ertragszielen zu führen wie einen bereits eingearbeiteten ist nicht realistisch und führt zu Frust.

Fallbeispiel:

Die LKW-Sparte von Renault begann vor einigen Jahren gezielt neue Vertriebsmitarbeiter einzustellen. Ziel war den Marktanteil zu steigern und die Fluktuation im Team zu verringern. Die neuen Mitarbeiter wurden jeweils in Gruppen von 10 eingestellt und eingearbeitet. Dabei ging das Unternehmen schrittweise vor: In einem dualen Ausbildungssystem wechselten sich jeweils Trainings- und Umsetzungsphasen ab. Nach einem 14-tägigen, sehr praxisorientierten Akquisitionstraining setzten die Mitarbeiter das Gelernte in einem konkreten, zielgruppenorientierten Akquiseprojekt um. Insgesamt 6 x14 Tage Seminar wurden jeweils durch 4-6-wöchige Praxisblocks ergänzt. Während der gesamten Zeit wurde jeder Mitarbeiter durch einen eigenen Mentor unterstützt.

Führen Sie den Mitarbeiter ins Unternehmen ein

Durch ein bis zwei Tage Vortrag vom Vertriebsleiter lernt man ein Unternehmen, seine Abläufe und die Ansprechpartner nicht kennen. Entwickeln Sie einen Einarbeitungsplan, der den Besuch der für den Verkauf relevanten Abteilungen vorsieht. Nach einem Tag in der Buchhaltung versteht der Außendienst, welche Kundeninformationen notwendig sind, worauf er beim Vertragsabschluss achten muss und welche Papiere für die Reisekostenabrechnung wichtig sind. Zudem kennt er bereits die jeweiligen Ansprechpartner in den Abteilungen. Für die spätere Zusammenarbeit und Rückfragen ist der Weg so kürzer.
Die in die Einarbeitung einbezogenen Bereiche müssen informiert werden, wann der Mitarbeiter kommt, und wie die Einarbeitung erfolgen soll.

Gehen Sie in Intervallen vor

Zu viele Informationen auf einmal führen schnell zu Frust. Deshalb sollte der Mitarbeiter in Intervallen eingeführt werden. So kann er zum Beispiel zunächst zu einem Produkt geschult werden, um dieses dann einen bestimmten Kundenkreis anzubieten. Nach drei Tagen Theorie folgen einige Wochen Umsetzung mit einer klar umrissenen Aufgabe.

Erteilen Sie überschaubare Aufgaben

Die Annäherung an die zukünftige Aufgabe gelingt mit mehr Erfolgserlebnissen, wenn der neue Mitarbeiter Schritt für Schritt konkrete Aufgaben übernimmt. Zunächst kann er dem bisherigen Team zuarbeiten. Solche Aufgaben können sich zum Beispiel auf ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Zielgruppe beziehen. Im Praxisfall der Renault LKW erhielten die neuen Mitarbeiter zum Beispiel den konkreten Auftrag, Transporter mit speziellen Aufbauten für Glasereien zu verkaufen.

Beispiel:

In einem mittelständischen Unternehmen werden vier neue Verkäufer eingestellt. Sie werden in einem dualen System eingearbeitet. Nach einem zweitägigen Verkaufstraining mit anschließendem eintägigem Coaching bekommen die Mitarbeiter noch eine Schulung zu einem konkreten Produkt. In den nächsten drei Wochen erhalten die Neuen die Aufgabe, Neukunden für dieses konkrete Produkt anzusprechen. Ist der Kunde interessiert, unterstützt einer der erfahrenden Verkäufer. Für seine Unterstützung bekommt er einen Teil der Umsatzprovision bei erfolgreichem Geschäftsabschluss. Nach dieser Phase folgt ein Vertriebsworkshop für alle Mitarbeiter, alte und neue. Zudem erhalten die neuen Außendienstler jeweils nach einigen Wochen Unterstützung durch ein Training on the job.

Wählen Sie den richtigen Mentor

Ein wichtiger Partner in der Einarbeitung ist ein Pate oder Mentor, der den neuen Mitarbeiter während der gesamten Zeit der Einarbeitung unterstützt und begleitet. Für diese Aufgabe wird meist der erfolgreichste Verkäufer ausgewählt, doch das ist nicht unbedingt die beste Wahl. Starverkäufer sind oft nicht selbstlos genug und viele von ihnen setzen sich gern in Szene: Keine guten Voraussetzungen für einen lernwilligen Mitarbeiter.
Hingegen kann ein Vertriebsmitarbeiter mit guten, gleichmäßigen Zuwachsraten, der sein Gebiet eher mit Fleiß und Struktur erobert als mit Charme und großem Redetalent, ein guter Pate sein. Einen Neuen einzuarbeiten kann zudem eine sehr motivierende Aufgabe sein. Ein Pate kann aber auch in der Technik oder im Innendienst zu finden sein.

Checkliste: Welcher Mitarbeiter eignet sich zum Mentor?

Ein Mitarbeiter, der sieben oder mehr dieser Eigenschaften erfüllt, ist gut zum Mentor geeignet und wird durch so eine Aufgabe zusätzlich motiviert.

Der Verkaufsmentor … OK
… geht in seiner Arbeit strukturiert vor  
… ist fleißig  
… ist dem Unternehmen gegenüber loyal  
… ist selbstlos bereit, einen neuen Mitarbeiter einzuführen  
… kennt Stärken und Schwächen des Unternehmens und der Produkte  
… verfügt über gute Fähigkeiten der Selbstreflektion  
… ist kein Blender  
… ist kompetent in Bezug auf Fachkenntnisse, verkäuferische Fähigkeiten und Organisation  
… weist langfristig wachsende Umsätze auf  

Erarbeiten Sie einen individuellen Entwicklungsplan

Nachdem der neue Verkäufer einige Praxiserfahrung gesammelt hat, kristallisiert sich heraus, an welchen Stellen noch konkreter Entwicklungsbedarf besteht. Nach einigen Wochen sollten Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter bestimmen, wie diese Defizite ausgeglichen werden können. So können zum Beispiel Produktschulungen durch den Hersteller sinnvoll sein, oder aber der Besuch eines offenen Verkaufs- oder Präsentationsseminars.

Halten Sie engen Kontakt zum neuen Mitarbeiter

Mit einem neuen Mitarbeiter sollten Sie im engen Kontakt bleiben. Telefonieren Sie zu Beginn ruhig täglich und treffen Sie sich regelmäßig einmal wöchentlich. So begleiten Sie nicht nur die Einarbeitung, Sie geben auch das Gefühl ansprechbar für Fragen und Probleme zu sein und lernen Ihren Mitarbeiter gut kennen. Schnell entwickeln Sie auf diese Weise ein Gefühl für seine Stärke und Entwicklungspotenziale.
Der Vertriebscoach und langjährige IBM Vertriebsmanager Manfred Sieg sieht noch einen zusätzlichen Nutzen in diesen Gesprächen: „Neue Mitarbeiter haben oft ein besseres Gespür für Trends und neue Strömungen, die alte Hasen durch zuviel Routine nicht mehr sehen. So bekommen Sie unter Umständen interessante Informationen über Ihren Markt.“ Einen neuen Vertriebsmitarbeiter gut einzuarbeiten lohnt sich. Auch wenn der Zeitaufwand zunächst hoch erscheint, macht er sich später bezahlt, weil Sie von Anfang an eine solide Basis schaffen, die Motivation des Mitarbeiters stärken und sich seine Loyalität sichern. Nichts ist teurer als ein frustrierter Verkäufer.

Musterformular für den Einarbeitungsplan Ihres neuen Vertriebsmitarbeiters

Name: Thomas Umsatzstark
Position: Verkaufsaußendienst Spedition
Vorgesetzter: Gerd Ziel
Einarbeitung: 1. August bis 15. August

Ziele:

  • Kennen der wichtigsten Abläufe und relevanten Schnittstellen
  • Kennenlernen der Ansprechpartner und deren Aufgaben
  • Reibungslose Zuarbeit zu den jeweiligen Bereichen
  • Erkennen: Was können wir
Abteilung: Ansprechpartner Inhalte Datum Erledigt/ Unterschrift
Verkaufsleitung Gerd Ziel Firma, Organigramm, Produktportfolio,
Vertriebsziele, Einarbeitungsplan, Vertriebskanäle
01.08. – 03.08.  
Buchhaltung Frau Zahlenschlau Kundenabrechnung, Mahnwesen, Reisekostenabrechnung,
Bonitätsprüfung
06.08.  
Controlling Frau Ganzgenau Kalkulation, Angebotswesen, Kostenstrukturen, Rabattregelungen 07.08.  
Marketing Herr Kreh-Ativ Kampagnenmanagement, Positionierung, Produktmanagement, Schnittstellen Marketing/Vertrieb,
Marketingplan 06/07
08.08. –
10.08.
 
Logistik Herr Räumauf Abläufe, Export/Import, Gefahrgut, Disposition, Routing, Sicherheit, Sendungsverfolgung 13.08. – 15.08.  

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